Exploremos en mayor detalle este proceso de desarrollo de las metas, la selección y peso de los criterios y las actividades involucradas en las dos rondas de selección.
| Criterios de Selección Software | Criterios de Selección (implementación / proveedor) |
| Funcionalidad | Habilidad del software de integrarse a la arquitectura TI existente |
| Costo | Tiempo de implementación / costos de personalización (customizing) |
| Facilidad de Uso | Soporte del proveedor |
| Confiabilidad | Reputación del proveedor / elementos de seguridad de información y continuidad. |
Tabla 1. Criterios de selección comunes en la selección de software ERP.
Los criterios de selección a menudo se subdividen en software, implementación y propiedades relacionadas con el proveedor para reflejar la jerarquía de objetivos. Además de las características del software en sí, los criterios de implementación también juegan un papel clave, especialmente en sistemas complejos. Esto se debe a que, por encima de costos de adquisición, el trabajo de implementación puede afectar significativamente el costo total del software. La implementación de soluciones de software complejos a menudo se lleva a cabo con el apoyo de proveedores de software o socios de implementación, y por lo general, su experiencia y profesionalismo también deben evaluarse antes seleccionar software. Además de los criterios puramente racionales, el papel de los factores políticos (por ejemplo, acuerdos informales, nepotismo y luchas de poder internos) no deben ser subestimados. Estos pueden tener una influencia significativa en la selección.
En términos de criterios a ponderar hacia la decisión general, generalmente se supone que estos criterios ya se cumplen o se cumplirán en las opciones participantes en la evaluación. Sin embargo, también es posible que un criterio se cumpla parcialmente. En este caso, es necesario especificar un umbral objetivo deseado o evaluar varios umbrales. Por ejemplo, un criterio denominado “independencia de la base de datos” no aclara si la compatibilidad es con dos, tres o diez sistemas de gestión de bases de datos. Esto puede ser importante para garantizar que las soluciones no estén sobrevaloradas. Con algunas metas planteadas, en cambio, un cierto nivel mínimo debe cumplirse antes de que una opción sea considerada o investigada más a fondo. Estos criterios de knockout hacen que el proceso de selección sea más eficiente. Sin embargo, también plantean el riesgo de descartar opciones que solo pasan por alto estos requerimientos mínimos.
Generalmente se emplea un enfoque holístico para ponderar los criterios. Las ponderaciones se asignan generalmente por comparación directa de criterios. Por ejemplo, los estudios empíricos sobre la selección de Los sistemas ERP han demostrado que la funcionalidad, la confiabilidad y el costo se ponderan más en gran medida, mientras que la facilidad de uso y el esfuerzo de implementación se consideran menos importante.
En la práctica, la elaboración de descripciones generales del mercado, preselección y evaluación de alternativas suelen ser tareas interdependientes que se llevan a cabo al mismo tiempo. Debido a la amplia gama de ofertas disponibles, este primer paso de selección suele ser moldeado por enfoques heurísticos como:
• Inclusión de software empleados por competidores.
• Inclusión de software que actualmente reciben una amplia cobertura en los medios de la industria.
• Inclusión de software con los que los empleados ya tienen experiencia.
• Inclusión de sistemas basados en una selección aleatoria, por ejemplo, a través de una visita a evento o feria.
Como se explicó anteriormente, la evaluación y la selección son un proceso interconectado, en que criterios de knockout pueden reducir el número de alternativas. En el seguimiento se suelen emplear métodos:
• Evaluación de descripciones de software.
• Evaluación de las ofertas de los proveedores potenciales en respuesta a los documentos de licitación o catálogos de requisitos.
• Presentación del software y/o funcionalidad concreta en base a casos de uso o escenarios de aplicación.
Para evaluar ciertos criterios, se puede ocupar una escala de tres puntos que comprende los valores “cumplidos”, ” Parcialmente cumplido” y “no cumplido”. Finalmente, las evaluaciones individuales deben agregarse para formar una evaluación general. La idoneidad de un proceso de selección no depende de cuán cerca se encuentre con los requisitos funcionales, sino también sobre sus costos. En consecuencia, a menudo se incorporan factores de costo en el proceso de evaluación mediante un coeficiente de costo-beneficio. En definitiva, la decisión de selección de software se toma comparando los datos cuantitativos y factores cualitativos.
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Referencia:
Buxmann, P., Diefenbach, H., & Hess, T. (2013). The Software Industry. Economic Principles, Strategies, Perspectives. Springer. DOI 10.1007/978-3-642-31510-7.
